Zodra je personeel in dienst hebt, krijg je ook te maken met salarisadministratie. Iedere loonperiode moeten de juiste gegevens worden verwerkt en medewerkers verwachten natuurlijk dat hun salaris en loonstrook kloppen. Je kunt dit zelf regelen, maar je kunt de werkzaamheden ook uitbesteden. Welke keuze het beste past, hangt onder andere af van het aantal medewerkers, je eigen kennis en hoeveel tijd je eraan wilt besteden.
Wat komt er kijken bij salarisadministratie?
Salarisadministratie bestaat uit meer dan alleen loonstroken maken en salarissen overmaken. Als werkgever moet je een loonadministratie bijhouden en iedere maand of iedere vier weken aangifte loonheffingen doen. Daarbij krijg je te maken met zaken zoals loonheffingen, vakantiegeld, vergoedingen en eventuele pensioen- of cao-afspraken. Ook kunnen bedragen en regels veranderen. Zo wordt het wettelijk minimumuurloon periodiek aangepast. Het is daarom belangrijk dat de gegevens in je administratie actueel blijven.
Zelf doen: wanneer is dat haalbaar?
Heb je maar een paar medewerkers en enige kennis van loonadministratie? Dan kun je ervoor kiezen om de salarisadministratie zelf te doen. Goede salarissoftware kan daarbij helpen. Voor werkgevers met maximaal tien werknemers biedt de Belastingdienst daarnaast de mogelijkheid om de loonaangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk te doen. Houd er wel rekening mee dat de administratie iedere loonperiode terugkomt. Nieuwe medewerkers, wijzigingen in uren, loonaanpassingen of vergoedingen moeten allemaal correct worden verwerkt. Naarmate je bedrijf groeit, kan daar steeds meer tijd in gaan zitten.
Salarisadministratie uitbesteden
Wil je er zelf minder tijd aan besteden? Dan kun je de salarisadministratie uitbesteden aan een salarisadministrateur of andere gespecialiseerde partij. Die kan bijvoorbeeld de loonstroken verzorgen, loonberekeningen uitvoeren en helpen met de aangifte loonheffingen. Dat kan vooral prettig zijn wanneer je weinig ervaring hebt met salarisadministratie of wanneer het aantal medewerkers groeit. Je hoeft dan niet alles zelf uit te zoeken en hebt iemand bij wie je terechtkunt met vragen. Maak wel duidelijke afspraken over welke werkzaamheden worden overgenomen. Als werkgever blijf je uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor de loonaangifte.
Wat kost salarisadministratie?
De prijs van uitbesteden verschilt per aanbieder. Sommige partijen rekenen een bedrag per medewerker of loonstrook, terwijl andere werken met een vast abonnement of verschillende pakketten. Kijk daarom naar kosten per loonstrook en kijk daarbij ook kritisch naar wat er daarbij inbegrepen is. Zijn bijvoorbeeld jaaropgaven, wijzigingen gedurende de maand en ondersteuning bij vragen inbegrepen? Zorg dat je de offertes op dezelfde onderdelen vergelijkt, want zo krijg je een beter beeld van de werkelijke kosten.