De basis: wat zijn de directe kosten van pinnen?
Wanneer een klant met zijn pinpas betaalt, komt er een keten van financiële spelers in beweging. Iedereen in die keten vraagt een klein percentage of een vast bedrag voor hun dienst. Dit zijn de kosten die direct gerelateerd zijn aan elke afzonderlijke transactie. Je betaalt dit niet één keer per maand; je betaalt het bij elke pintransactie.
Transactiekosten: het hart van de kostenstructuur
Dit is het meest in het oog springende onderdeel: de transactiekosten pinbetalingen. Deze kosten worden vaak opgesplitst in twee delen: een vast tarief per transactie en een percentage van het transactiebedrag. De exacte hoogte hiervan hangt af van verschillende factoren, zoals de partij waarmee je in zee gaat en het type kaart dat gebruikt wordt.
• Vast tarief per transactie: Dit is een klein, vast bedrag dat je betaalt, ongeacht of iemand 5 euro of 500 euro pint. Denk aan een paar cent per transactie.
• Percentage van het bedrag: Dit is het percentage dat over het totale aankoopbedrag gaat. Dit percentage ligt vaak rond de 0,2% tot 0,3%, maar dit kan variëren.
Als je bijvoorbeeld een apparaat huurt dat 0,25% plus 5 cent per transactie rekent, en een klant pint €20, dan betaal je €0,05 (5 cent) + (€20 * 0,0025) = €0,05 + €0,05 = €0,10 aan transactiekosten voor die ene betaling. Kleine bedragen lijken onschuldig, maar tel dit op over honderden of duizenden klanten per maand. Dan zie je dat de kosten voor pinapparaat per transactie een flinke post worden.
VIDEO: Pinnen versus contact geld; de voor- en nadelen
Kosten voor Maestro en V Pay
Voor Nederlandse ondernemers zijn Maestro en V Pay (de traditionele debetkaarten) vaak de meest voorkomende transacties. De kosten hiervoor zijn over het algemeen het laagst. Dit zijn de kaarten waar je als starter vaak de beste tarieven voor krijgt. Let wel op de veranderende kaartlandschap; V Pay verdwijnt bijvoorbeeld geleidelijk.
Informatieve bronnen
Verken deze relevante bronnen om je kennis over Wat kost pinnen voor een ondernemer uit te breiden.
• Is pinnen duurder dan contant? – Rabobank
• Pinnen of cash? Betaaltrends aan de kassa | KVK
Kosten voor creditcards: Visa en Mastercard
Hier schuilen vaak de hogere kosten. Klanten die met Visa of Mastercard betalen, brengen meer kosten met zich mee. Waarom? Omdat de internationale netwerken van deze kaarten hogere vergoedingen vragen. Als ondernemer moet je je realiseren dat de kosten creditcardbetalingen significant hoger liggen dan die voor standaard pinpassen. Dit kan oplopen tot 1% of zelfs meer, afhankelijk van het contract dat je hebt afgesloten.
De hardware en software: de maandelijkse verplichtingen
Naast de variabele transactiekosten, zijn er de vaste lasten. Je hebt apparatuur nodig om die betalingen te verwerken. Dit brengt maandelijkse of jaarlijkse kosten met zich mee. Dit zijn de kosten die je maakt, ongeacht of je die dag 1 of 100 keer pint. Het is belangrijk om deze vaste lasten mee te nemen in je budgettering voor financieel advies voor ondernemers.
Huur of koop van het betaalterminal
Je hebt een betaalautomaat huren of kopen. De meeste kleinere ondernemers kiezen voor huur. Dit biedt flexibiliteit en zorgt ervoor dat je altijd een modern apparaat hebt met de laatste beveiligingsupdates. De huurprijs varieert sterk.
Denk aan de volgende onderdelen:
• Leasekosten terminal: Dit bedrag ligt vaak tussen de €15 en €50 per maand, afhankelijk van of je een vast apparaat, een mobiele pin of een alles-in-één oplossing kiest.
• Onderhoud en software: Sommige verhuurders bundelen dit in de huurprijs. Je wilt zeker weten dat je altijd up-to-date software hebt voor PCI-compliance (de beveiligingsstandaarden voor kaarten).
Abonnement op de betaaldienstverlener
Je hebt een contract met een zogenaamde Payment Service Provider (PSP) of een bank. Deze partij zorgt ervoor dat het geld van de klant veilig bij jou terechtkomt. Ook hier betaal je vaak een vast maandelijks bedrag voor de administratie en de koppeling met jouw zakelijke rekening. Dit is de vaste maandelijkse kosten pinapparaat.
Kosten voor internetverbinding
Heb je een mobiele betaalautomaat? Dan betaal je voor het GPRS- of 4G-abonnement dat het apparaat verbindt met het netwerk. Zelfs als je een vast apparaat hebt, moet dit verbonden zijn met jouw bedrijfsnetwerk, wat soms extra kosten met zich meebrengt voor een stabiele en beveiligde lijn. Voor tips over hoe je dit soort bedrijfskosten kunt verlagen, kun je terecht op onze pagina over hoe je winst uit onderneming maximaliseert.
Verborgen en indirecte kosten die je moet kennen
Ondernemers kijken vaak alleen naar de directe aftrekposten. Maar er zijn ook indirecte kosten die de werkelijke kosten van pinnen accepteren beïnvloeden. Deze liggen vaak onder de radar.
Terugboeking en geschillen (chargebacks)
Wat als een klant een transactie betwist? Als een klant een chargeback aanvraagt, moet jij bewijzen leveren dat de transactie legitiem was. Dit kost jou tijd en soms moet je een administratieve vergoeding betalen aan de PSP, zelfs als je de zaak wint. Deze kosten kunnen oplopen als er onduidelijkheid is over de levering van je product of dienst.
Kosten voor specifieke betaalmethoden
Bied je klanten ook de mogelijkheid om via QR-codes of iDEAL (voor online verkoop) te betalen? Deze methoden hebben hun eigen tarieven. iDEAL-transacties zijn vaak goedkoper dan creditcards, maar nog steeds een aparte post op je afschrift. Zorg dat je een duidelijk overzicht hebt van de tarieven voor betaalmethoden vergelijken, zodat je weet wat je betaalt per methode.
Kosten voor contante afwikkeling
Hoewel dit tegenovergesteld is aan pinnen, moet je het meenemen in je overweging. Als je veel met contant geld werkt, betaal je voor het storten en tellen van dit geld. De vergelijking tussen de kosten van cashbeheer en de kosten van pinnen is cruciaal voor je totale betaalstrategie.
Hoe kun je de kosten van pinnen verlagen?
Nu je weet waar de kosten vandaan komen, vraag je je vast af hoe je de kosten pinnen verlagen kunt. Gelukkig heb je als ondernemer invloed op de uitkomst.
Denk hier eens over na:
• Onderhandel met je PSP: Als jouw volume groeit, heb je meer onderhandelingsmacht. Vraag jaarlijks of halfjaarlijks om een herziening van je tarieven. Benadruk hoeveel transacties je verwerkt.
• Kies de juiste hardware: Heb je echt een high-end mobiele terminal nodig, of volstaat een simpele bonloos apparaat dat je aan je smartphone koppelt? Elke euro die je bespaart op maandelijkse huur, is pure winst.
• Bundel je diensten: Sommige banken bieden korting als je naast je betaalrekening ook je pinverwerking via hen regelt. Echter, wees kritisch. Soms zijn gespecialiseerde PSP’s goedkoper.
• Kijk kritisch naar creditcards: Overweeg of je de kosten voor creditcardtransacties direct doorberekent (dit moet wel transparant gecommuniceerd worden) of dat je de marge in je productprijs verwerkt om dit op te vangen.
Het accepteren van digitale betalingen is een noodzaak geworden in het moderne retaillandschap. De kosten zijn een investering in klantgemak en omzet. Door een helder beeld te vormen van de vaste maandelijkse lasten versus de variabele transactiekosten, kun je bewuste keuzes maken die jouw bedrijf ten goede komen.
Veelgestelde vragen over de kosten van pinnen
Wat is het verschil tussen Maestro en creditcardkosten?
Maestro (de standaard Nederlandse pinpas) heeft doorgaans veel lagere transactiekosten, omdat dit vaak binnen het Europese SEPA-gebied valt. Creditcards zoals Visa en Mastercard hebben hogere kosten door internationale netwerkkosten en hogere risico’s.
Moet ik mijn betaalautomaat huren of kopen?
Huren biedt vaak meer zekerheid op het gebied van updates en onderhoud, met lagere initiële investeringen. Kopen heeft lagere maandelijkse kosten, maar je draagt zelf het risico voor reparaties en veroudering van de technologie.
Wat zijn de totale geschatte maandelijkse kosten voor een kleine ondernemer?
Dit varieert sterk. Reken op minimaal €20 tot €60 aan vaste maandelijkse kosten (huur/abonnement), plus de variabele transactiekosten (vaak tussen 0,2% en 0,3% plus een paar cent per pintransactie).
Kan ik de kosten voor het pinnen doorberekenen aan de klant?
Dit mag onder strikte voorwaarden. Voor Europese debetkaarten (zoals Maestro) is het in Nederland vaak niet toegestaan om een toeslag te rekenen. Voor creditcards mag het soms wel, maar dit moet altijd duidelijk gecommuniceerd worden voordat de klant betaalt.