De noodzaak van helderheid rondom je auto van de zaak
Als zzp’er of directeur-grootaandeelhouder (dga) heb je vaak een auto op de balans staan. Deze auto brengt fiscale voordelen met zich mee. Je trekt immers de btw af en de autokosten komen ten laste van je winst. Dit verlaagt je te betalen inkomstenbelasting. De keerzijde van deze medaille is de fiscale waardering van het privévoordeel. Gebruik je de auto toch voor privéritjes, dan ziet de fiscus dit als loon in natura. Je betaalt hierover belasting.
Veel ondernemers rijden echter kilometerslang rond voor hun werk. Die paar ritjes naar de supermarkt lijken dan verwaarloosbaar. Maar de Belastingdienst houdt van duidelijkheid. Zonder bewijs gaat de fiscus uit van privégebruik. En dat betekent een bijtelling. Tenzij jij kunt aantonen dat dit niet het geval is. Hier komt jouw verklaring om de hoek kijken.
Wanneer denk je aan de verklaring geen privégebruik auto?
Je overweegt deze verklaring wanneer je absoluut zeker weet dat de auto uitsluitend in het belang van jouw onderneming wordt ingezet. Denk hierbij aan:
• Je hebt een tweede auto voor alle privéverplaatsingen.
• Je woont dicht bij je werk en reist zelden privé met de zakelijke auto.
• Je bent altijd onderweg voor werk en je partner rijdt in een privéauto.
Als je deze zekerheid hebt, bespaar je jezelf de jaarlijkse bijtelling. Dit kan een flink bedrag schelen aan het einde van het boekjaar. Het gaat erom dat je de fiscus overtuigt van jouw intentie.
Hoe leg je dit vast: de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik auto
De officiële term waar we het over hebben, is de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik auto’. Dit formulier, soms ook ‘verklaring geen privégebruik auto dga’ genoemd, dien je in bij de Belastingdienst. Je moet dit schriftelijk en voorafgaand aan het eerste gebruik van de auto in het desbetreffende belastingjaar indienen. Als ondernemer is het belangrijk om te weten hoe je de verklaring zakelijk gebruik bestelauto correct invult. Vergeet je dit, dan geldt de standaard bijtelling van 22% (voor nieuwe auto’s, de percentages veranderen jaarlijks, dus controleer altijd de actuele stand van zaken) of 15% voor volledig elektrische auto’s met een bepaalde cataloguswaarde.
Wanneer u als ondernemer een auto verkoopt, is het belangrijk om de juiste btw-regels toe te passen. Afhankelijk van hoe u de auto heeft verkregen en hoe deze is gebruikt, kan de btw-behandeling verschillen. Dit kan direct invloed hebben op de te betalen belasting en de prijs die u kunt rekenen. Voor een gedetailleerd overzicht van de regels rondom de btw bij de verkoop van margevoertuigen, kunt u onze gids raadplegen over marge auto verkopen als ondernemer. Dit is cruciaal voor een correcte administratie.
VIDEO: Zakelijke auto zonder privgebruik in de boekhouding verwerken
Het belang van de kilometeradministratie
Hoewel je met de verklaring stelt dat je de auto niet privé gebruikt, is het cruciaal dat je dit kunt onderbouwen mocht de Belastingdienst hierover vragen stellen. De verklaring is sterk, maar een sluitende kilometeradministratie is jouw beste vriend.
Je vraagt je misschien af: als ik verklaar dat ik geen privégebruik heb, waarom moet ik dan nog een kilometerregistratie bijhouden? Goede vraag. De verklaring is een intentieverklaring. De fiscus accepteert deze verklaring, maar ze kunnen altijd controleren of de werkelijkheid overeenkomt met de verklaring. Denk aan onverwachte inspecties.
Jouw administratie moet bewijzen dat de auto alleen voor zakelijke doeleinden is gebruikt. Wat moet er minimaal in je rittenregistratie staan? Zorg dat je de volgende zaken vastlegt voor elke rit:
• De datum van de rit.
• De begin- en eindstand van de kilometerteller.
• De gereden route (begint en eindpunt, met een korte omschrijving van het doel).
• De zakelijke kilometers van die rit.
Gebruik je een sluitende rittenregistratie via een kastje of een professionele app? Dan voldoet dit vaak als bewijs, zeker in combinatie met de ingediende verklaring.
Wat verandert er fiscaal als je de verklaring indient?
Het directe voordeel is het ontbreken van de bijtelling. Je declareert geen bedrag als loon in natura, wat direct scheelt in de inkomstenbelasting. Dit geldt voor de inkomstenbelasting en de premies volksverzekeringen.
Een ander belangrijk punt is de btw. Als je de auto zakelijk aanschaft en de btw hebt teruggevraagd, dan moet je bij privégebruik ook btw afdragen over dat privégebruik. Dien je de verklaring in, dan ga je akkoord met een beperking van de btw-aftrek aan de voorkant. Je mag dan namelijk niet alle btw aftrekken. Dit is een afweging die je moet maken. Overleg dit altijd goed met jouw boekhouder of fiscaal adviseur. Zij helpen je de optimale afweging te maken tussen btw-teruggaaf en het vermijden van de bijtelling.
De valkuil van de incidentele rit
Hier ligt voor veel ondernemers het struikelblok. Je hebt de verklaring ingediend en je bent zeer strikt. Maar dan gebeurt het toch: je moet onverwacht naar de bouwmarkt voor een essentieel onderdeel voor een klus. Dat is een privérit, ook al is deze ten dienste van de zaak. Of je haalt snel boodschappen op weg naar huis na een late afspraak. Als de Belastingdienst bewijs vindt van zelfs één privérit, kan de hele verklaring ter discussie komen te staan.
Bij het vaststellen van de zuiver zakelijke ritregistratie is nauwkeurigheid dus essentieel. Als de Belastingdienst vindt dat je de auto toch privé hebt gebruikt, trekken ze de bijtelling bij, vaak met terugwerkende kracht. Dit kan leiden tot naheffingen en boetes. Wees hier extreem eerlijk over naar jezelf toe.
Elektrisch rijden en de verklaring geen privégebruik
De wereld van elektrisch rijden verandert de spelregels voortdurend. Voor elektrische auto’s met een cataloguswaarde boven een bepaald drempelbedrag gelden andere bijtellingsregels. Vaak is deze bijtelling lager dan die voor benzine- of dieselauto’s. Dit maakt de keuze om de verklaring in te dienen soms minder aantrekkelijk. Als de bijtelling voor jouw elektrische auto al laag is (bijvoorbeeld 4% in plaats van 22%), is het dan nog de moeite waard om al het gedoe van de administratie op je te nemen om die bijtelling te vermijden?
Bedenk dat bij een lage bijtelling de fiscale besparing door de verklaring kleiner is, terwijl de administratieve last (het bijhouden van de rittenregistratie als vangnet) gelijk blijft. Voor veel eigenaren van een nieuwe elektrische auto is de lage bijtelling fiscaal gunstiger dan de complexiteit van de uitsluitend zakelijke verklaring.
Het intrekken van de verklaring
Het leven van een ondernemer is dynamisch. Vandaag gebruik je de auto uitsluitend zakelijk, maar volgende maand heb je misschien een grotere behoefte aan privégebruik. Je moet weten dat je de ‘verklaring geen privégebruik auto’ altijd kunt intrekken. Dit doe je door simpelweg de bijtelling weer te accepteren en de fiscus hiervan op de hoogte te stellen, vaak via de jaarlijkse belastingaangifte.
Zodra je de verklaring intrekt, of als je hem niet tijdig indient, past de Belastingdienst de normale bijtellingsregels toe. Je betaalt dan belasting over het privégebruik, maar je hebt ook recht op volledige btw-aftrek op de autokosten (mits je de auto op naam van de zaak hebt gezet en de btw hebt teruggevraagd).
Veelgestelde vragen over uitsluitend zakelijk gebruik
We begrijpen dat dit onderwerp veel vragen oproept. Hieronder vind je antwoorden op de meest voorkomende zaken rondom de verklaring.
Moet ik de verklaring elk jaar opnieuw indienen?
Ja. De verklaring uitsluitend zakelijk gebruik is geldend voor één belastingjaar. Voor het daaropvolgende jaar moet je deze opnieuw indienen bij de Belastingdienst als je nog steeds zeker weet dat je de auto niet privé gebruikt. Doe dit tijdig, voordat je de auto inzet in het nieuwe jaar.
Aanvullende informatie
Breid je begrip van Verklaring geen privégebruik auto ondernemer uit met deze zorgvuldig gekozen leesstukken.
• Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto | Belastingdienst
Wat als ik een kilometer boven de 500 km privé rijd met deze verklaring?
Als je de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik hebt ingediend, maar de Belastingdienst komt erachter dat je meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, dan wordt de hele verklaring ter discussie gesteld. De fiscus kan dan de volledige bijtelling alsnog toepassen over het hele jaar, plus eventuele boetes. De 500 kilometer wordt gezien als een zeer strikte grens bij deze fiscale constructie.
Zijn er specifieke eisen aan het type auto voor deze verklaring?
Nee, er zijn geen specifieke eisen aan het type auto zelf (benzine, diesel, hybride, elektrisch) om de verklaring in te dienen. De regels over bijtelling zijn wel anders per type auto. De verklaring is een registratie van het gebruik, niet van het type auto.
Kan mijn partner de auto niet gebruiken als ik de verklaring heb ingediend?
Precies. Zodra jij de verklaring indient dat de auto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt, mag niemand anders uit jouw huishouden, inclusief je partner, de auto privé gebruiken. Zelfs een ritje naar de supermarkt door je partner telt al als privégebruik en kan de verklaring ondermijnen.