De telefoon van de zaak: privé of zakelijk?
De scheidslijn tussen werk en privé vervaagt steeds meer. Jouw smartphone is hier het perfecte voorbeeld van. Je belt er je klanten mee, maar je stuurt er ook een privéberichtje mee. De Belastingdienst kijkt hier scherp naar. Hoe zit het precies met de btw en de inkomstenbelasting als je een telefoon koopt of een abonnement afsluit?
Zakelijk gebruik van de mobiele telefoon
Als ondernemer gebruik je jouw telefoon voor zakelijke doeleinden. Dat is duidelijk. Denk aan het ontvangen van werkmails, het beheren van je agenda of het bellen met leveranciers. Maar wat als je de telefoon ook privé gebruikt? Dat is waar de regels belangrijk worden. De Belastingdienst maakt een onderscheid tussen privégebruik en zakelijk gebruik.
Voor de meeste zzp’ers en MKB-bedrijven geldt dat de telefoon in principe privébezit is, zelfs als je hem voor je bedrijf gebruikt. Dit heeft gevolgen voor de aftrekbaarheid. Als je de telefoon volledig zakelijk gebruikt, is de aftrek makkelijker. Maar die 100% zakelijke telefoon is zeldzaam. Mocht je specifieke vragen hebben over je zakelijke contacten met de Belastingdienst, dan kun je het telefoonnummer van de Belastingdienst voor ondernemers raadplegen.
VIDEO: Je bedrijfskosten? Wat kun je aftrekken?
De btw-aftrek op telefoons en abonnementen
Dit is een punt waar veel ondernemers vragen over hebben: hoe zit het met de btw? Je wilt natuurlijk die btw op de aanschaf of het maandelijkse abonnement terugvragen. Hier is een belangrijk onderscheid te maken tussen de aanschaf van het toestel en de maandelijkse kosten.
Als je een telefoon koopt, mag je de btw aftrekken. Er is echter een drempel. Heb je een smartphone gekocht met een waarde onder de € 450 (exclusief btw)? Dan mag je de btw in één keer aftrekken. Is de telefoon duurder? Dan valt deze onder de afschrijvingsregels. Je trekt de btw dan af over de aankoopprijs. Dit geldt voor zowel een los toestel als een toestel in combinatie met een abonnement.
Abonnementskosten en btw
Ook de maandelijkse kosten voor jouw mobiele abonnement zijn belangrijk. Je betaalt btw over deze kosten. Als je de telefoon puur zakelijk gebruikt, trek je de volledige btw af. Maar in de praktijk heb je vaak een mix. De Belastingdienst staat toe dat je de btw aftrekt als je aannemelijk maakt dat je de telefoon voor minimaal 90% zakelijk gebruikt. Dit bewijs moet je kunnen leveren.
• Heb je een zakelijke abonnement? Dan kun je de btw op de abonnementskosten aftrekken.
• Zorg voor een duidelijke administratie van wie de kosten maakt.
• Bij een gemengd gebruik is de 90%-regel de sleutel.
Omgang met privégebruik: de forfaitaire regeling
Stel, je gebruikt je zakelijke telefoon ook voor je hobby’s of privézaken. De Belastingdienst wil een deel van de kosten terugzien als privévoordeel. Dit noemen we ook wel bijtelling. Gelukkig maakt de fiscus dit voor telefoons relatief eenvoudig met een forfaitaire regeling. Dit is goed nieuws voor jouw administratie.
Nuttige bronnen
Maak je reis door het onderwerp Belasting telefoon ondernemers compleet met deze links.
• Belastingdienst bellen – kijk welk nummer u moet hebben …
• Belastingdienst / BelastingTelefoon | Contact | Rijksoverheid.nl
De 50 euro forfait bij de telefoon
Voor de inkomstenbelasting geldt een vaste regel voor smartphones die ook privé worden gebruikt. Je mag een vast bedrag van € 50 per jaar bij je winst optellen. Dit is het zogeheten ‘privévoordeel’. Het maakt niet uit of je daadwerkelijk meer of minder privé belt. Dit bedrag van € 50 is de standaardvergoeding.
Dit bedrag tel je op bij je winst. Hierdoor betaal je inkomstenbelasting over dat extra bedrag. Het voordeel van deze simpele regeling is dat je geen uren hoeft te besteden aan het bijhouden van elk privé-gesprek of elke privé-sms. Het bespaart jou veel tijd in jouw boekhouding.
Wat als de werkgever de kosten vergoedt?
Als je personeel in dienst hebt en jij als werkgever de telefoonkosten vergoedt, dan is de regeling anders. Je vergoedt dan de kosten van het toestel en het abonnement. Dit valt dan onder de loonbelasting. Je moet dan bekijken of je de kosten kunt vrijstellen. Vaak telt de € 50 forfait ook hier mee, maar dan vanuit het perspectief van de werknemer. Voor jou als ondernemer is het belangrijk dat je de kosten als bedrijfskosten opvoert en dit correct verwerkt in de loonadministratie.
Slim omgaan met de zakelijke telefoon in de administratie
Een goede administratie is jouw beste vriend als ondernemer. Het zorgt ervoor dat je geen aftrekposten mist en dat je klaar bent voor eventuele vragen van de Belastingdienst over jouw belasting telefoon ondernemers-regeling.
Zakelijke telefoon versus privétoestel
Je hebt twee opties voor hoe je de telefoon fiscaal behandelt:
• De telefoon is eigendom van de zaak: Je koopt de telefoon op naam van je bedrijf. Je schrijft deze af over een aantal jaren. De btw trek je af bij aanschaf (eventueel onder de afschrijvingsregels). Eventueel privégebruik wordt verrekend via de € 50 forfait.
• De telefoon is privébezit, maar gebruikt voor de zaak: Je koopt de telefoon privé. Je kunt dan de zakelijke kosten (een deel van het abonnement) declareren bij je bedrijf. De aanschaf van het toestel zelf kun je meestal niet declareren als bedrijfskosten, omdat het privévermogen is. Het forfait van € 50 geldt ook hier voor het privévoordeel.
Veel ondernemers kiezen voor de tweede optie, omdat het hun privévermogen en zakelijke vermogen gescheiden houdt. Dit vereenvoudigt soms de boekhouding, zeker bij kleinere uitgaven.
De documentatie die je nodig hebt
Zorg dat je altijd bewijs hebt van de gemaakte kosten. Dit betekent dat alle rekeningen op naam van je onderneming moeten staan als je de btw wilt aftrekken. Bewaar de facturen goed. Dit geldt voor zowel de aanschaf van nieuwe telefoons voor zakelijk gebruik als de maandelijkse abonnementskosten. Als je de btw op het abonnement aftrekt, zorg dan dat je dit kunt onderbouwen met jouw zakelijk gebruik.
Voorkom fouten bij de zakelijke telefoonkosten
Kleine fouten kunnen leiden tot naheffingen of discussies met de fiscus. Blijf alert op de details rondom jouw aftrekbare telefoonkosten als zzp’er.
Fouten om te vermijden
• Geen onderscheid maken: Alles als zakelijk aanmerken zonder enige onderbouwing. De fiscus prikt hier doorheen als je geen bewijs hebt.
• Btw op privéaankopen aftrekken: Koop je een toestel privé, dan kun je de btw op de aanschaf niet aftrekken bij de zaak.
• Vergeten afschrijven: Bij dure toestellen (boven de € 450 excl. btw) moet je de aanschaf over meerdere jaren verdelen. Dit is belangrijk voor je winstberekening.
• Het forfait negeren: Als je niet bewijst dat je de telefoon meer dan 90% zakelijk gebruikt, moet je het forfait van € 50 toepassen.
Door proactief te zijn en de regels rondom de belasting telefoon ondernemers te begrijpen, houd je grip op je financiën. Het is de moeite waard om even stil te staan bij hoe jij jouw communicatie regelt, zodat je optimaal gebruikmaakt van de fiscale voordelen die er zijn.
Veelgestelde vragen over de telefoon en de Belastingdienst
We begrijpen dat je na het lezen van deze informatie nog vragen kunt hebben. Hieronder beantwoorden we een paar veelvoorkomende zaken.
Mag ik de aanschaf van een nieuwe smartphone volledig aftrekken?
Ja, de btw op de aanschaf mag je aftrekken, mits de telefoon zakelijk wordt gebruikt. Is de prijs exclusief btw boven de € 450, dan moet je de kosten afschrijven over de gebruiksduur van de telefoon. Je trekt dan de btw in delen af.
Wat is het bijtellingsbedrag voor privégebruik van de zakelijke telefoon?
De Belastingdienst hanteert een vast bedrag van € 50 per jaar als forfaitaire vergoeding voor privégebruik van de smartphone. Dit bedrag tel je op bij je winst voor de inkomstenbelasting.
Moet ik een zakelijk abonnement afsluiten om kosten af te trekken?
Niet strikt noodzakelijk, maar het maakt het makkelijker. Als je een privéabonnement hebt, mag je de werkelijke kosten van het zakelijke deel declareren bij je bedrijf. Zorg dan wel dat je dit zakelijke deel kunt bewijzen. Voor verdere vragen kun je altijd het telefoonnummer van de Belastingdienst voor ondernemers raadplegen.
Wat als ik mijn oude privételefoon nu voor mijn bedrijf gebruik?
Als je een bestaand privétoestel nu primair zakelijk gebruikt, kun je de resterende (afschrijvings)waarde niet meer direct aftrekken. Wel mag je de abonnementskosten voor het zakelijke deel aftrekken. Je valt dan ook onder de forfaitaire bijtelling van € 50 voor het privévoordeel.